Van ondertekening tot eigendomsbewijs: zo word je officieel eigenaar.
Je hebt je handtekening gezet bij de notaris in Wrocław, de sleutels gekregen van je droomhuis in de heuvels van Małopolska en misschien al het eerste verfblik geopend. Maar wist je dat je juridisch nog steeds géén formele eigenaar bent?
In Polen wordt het eigendom van een woning pas definitief zodra de koop is ingeschreven in het kadaster, oftewel de Księga Wieczysta. Die inschrijving is meer dan een formaliteit — het is het sluitstuk van de aankoop én het enige officiële bewijs van eigendom.
In dit artikel leggen we uit hoe de registratie bij het Poolse kadaster werkt, wie het doet, hoe lang het duurt en waar je op moet letten als buitenlandse koper.
🏛 Wat is het kadaster in Polen?
Het kadaster in Polen wordt beheerd via een systeem van openbare eigendomsregisters: de Księgi Wieczyste (letterlijk: “eeuwigdurende boeken”). Elke woning of elk perceel heeft een unieke vermelding met:
- Eigendomstitel
- Technische beschrijving
- Aantekeningen van hypotheken of lasten
- Eventuele juridische claims
Deze registers worden bijgehouden door een gespecialiseerde afdeling van de arrondissementsrechtbank (Sąd Rejonowy – Wydział Ksiąg Wieczystych).
💡 Zonder inschrijving in dit register bestaat jouw eigendom juridisch niet — zelfs niet met een getekende koopakte.
✍️ Stap voor stap: zo werkt de kadastrale registratie
1. Notariële akte ondertekenen
Na de ondertekening van de koopakte (akt notarialny) bij een Poolse notaris, wordt het registratietraject automatisch in gang gezet.
- De notaris stuurt de akte digitaal naar het kadaster
- Hij stelt een verzoek tot inschrijving (wniosek KW) op
- De koper ontvangt een bevestiging van indiening met referentienummer
2. Inschrijving aanvragen via formulier KW-WPIS
Het eigenlijke verzoek wordt verwerkt door de rechtbank. De koper betaalt hiervoor een vaste registratievergoeding van 200 PLN (plus 150 PLN voor hypotheekregistratie, indien van toepassing).
- Formulier KW-WPIS wordt door de notaris of advocaat ingediend
- Het document wordt fysiek of digitaal naar de bevoegde rechtbank gestuurd
- De ontvangst wordt genoteerd met datum en tijdstip — dit moment bepaalt de juridische volgorde van inschrijving
💡 Bij conflicten tussen meerdere eigendomsaanspraken is het tijdstip van aanvraag doorslaggevend.
3. Beoordeling door de rechtbank
Een rechter of juridisch medewerker controleert of:
- De notariële akte geldig en compleet is
- De gegevens overeenkomen met het bestaande register
- Er geen juridische obstakels zijn (bijv. beslaglegging of bezwaar van erfgenamen)
4. Inschrijving en bevestiging
Zodra het verzoek is goedgekeurd:
- Wordt de koper als nieuwe eigenaar vermeld in Dział II van de Księga Wieczysta
- Eventuele hypotheken in Dział IV
- De koper ontvangt een schriftelijke bevestiging van inschrijving
⏳ Hoe lang duurt het?
De verwerkingstijd verschilt sterk per regio:
| Regio | Gemiddelde verwerkingstijd |
|---|---|
| Warschau | 6 tot 12 weken |
| Krakau / Gdańsk | 4 tot 8 weken |
| Kleine gemeenten | 2 tot 6 weken |
Tijdens de verwerking verschijnt er in de Księga een aantekening van lopende wijziging (wzmianka o wniosku), zodat derden zien dat er een eigendomsoverdracht in gang is gezet.
💡 Wil je een snellere afhandeling? In sommige rechtbanken kun je ter plaatse een versnelde procedure aanvragen tegen extra kosten.
📲 Hoe controleer je de voortgang?
Je kunt de status van jouw aanvraag volgen via de openbare zoekmachine:
👉 ekw.ms.gov.pl
Voer het Księga Wieczysta-nummer in en je ziet:
- De actuele eigenaar (voorlopig nog de verkoper)
- Of er een nieuwe inschrijving in behandeling is (wzmianka)
- Eventuele belemmeringen of dubbele verzoeken
⚠️ Belangrijke aandachtspunten voor buitenlandse kopers
🛂 1. Vraag een PESEL of NIP aan
Deze Poolse persoonsnummers zijn vaak vereist voor registratie en belastingzaken. De notaris helpt je hierbij.
📄 2. Controleer of de registratiekosten zijn voldaan
Hoewel de notaris de aanvraag indient, ben jij verantwoordelijk voor betaling van de registratierechten.
💬 3. Laat je goed informeren over erfpacht of mede-eigendom
Sommige woningen staan op grond met een erfpachtconstructie (użytkowanie wieczyste), die apart wordt vermeld in de Księga.
🧾 En bij aankoop met hypotheek?
Dan wordt er naast jouw eigendom ook een hypotheekinschrijving toegevoegd:
- In Dział IV van de Księga Wieczysta
- Je betaalt 200 PLN extra voor registratie
- De bank ontvangt een bevestiging van inschrijving als waarborg
💡 Vergeet niet om na aflossing van je hypotheek de inschrijving te laten verwijderen — dit gebeurt niet automatisch.
✅ Conclusie: registratie bij het kadaster is jouw juridisch sluitstuk
Een Poolse woning koop je niet bij de notaris, maar bij de rechtbank — althans juridisch gezien. Want pas na inschrijving in het kadaster ben je officieel eigenaar. Het proces is strak geregeld, grotendeels digitaal en goed te volgen, maar vereist wél aandacht en correcte documentatie.
Wie de kadasterinschrijving goed regelt, voorkomt verrassingen — en staat stevig als rechtmatige eigenaar van zijn Poolse woning.
Links
Informatie over Kopen en Wonen in Polen
💬 Heb je een specifieke vraag over het kopen van een woning in het buitenland? De informatie op deze website is algemeen, maar jouw situatie is uniek. Stuur gerust een e-mail naar info@affidata.nl – ik help je graag verder!