Een stijlvolle woning in Polen begint bij goed papierwerk — en dat is minder romantisch, maar minstens zo belangrijk.
Denk je aan een huis kopen in Polen, dan denk je misschien aan een houten boerderij met uitzicht op de Tatra, een art nouveau-appartement in Krakau of een rustig vakantiehuis aan een meer in de Mazuren. Polen heeft je op vastgoedgebied veel te bieden — rust, ruimte en karaktervolle panden tegen relatief lage prijzen.
Maar voordat je het glas prosecco opent op je Poolse terras, moet je iets minder sfeervols onder ogen zien: de documenten. Polen is geen papierloos paradijs. Integendeel, het aankoopproces is grondig en juridisch gestructureerd. En terecht: met de juiste documenten weet je precies wat je koopt — en voorkom je verrassingen achteraf.
In dit artikel leggen we uit welke documenten je nodig hebt bij het kopen van een woning in Polen, wat hun functie is en waar je op moet letten.
📑 1. Koopcontracten: voorlopig en definitief
a) Umowa przedwstępna – voorlopig koopcontract
Dit is de overeenkomst waarin koper en verkoper vastleggen dat ze van plan zijn de verkoop te voltooien onder bepaalde voorwaarden. Het bevat:
- Identificatie van beide partijen
- Omschrijving van het onroerend goed
- Koopprijs en betalingstermijn
- Eventuele voorwaarden (bijv. hypotheek of keuring)
- Boeteclausules bij het niet nakomen
Hoewel het niet verplicht is, is deze stap wél aan te raden, zeker als je financiering moet regelen.
b) Umowa sprzedaży – notariële koopakte
Dit is de officiële overdracht van het eigendom, verplicht opgemaakt door een Poolse notaris (notariusz). Alleen met deze akte wordt het eigendom juridisch overgedragen en geregistreerd.
🧾 2. Eigendomsbewijs – Księga wieczysta
Dit is het openbare eigendomsregister van het onroerend goed. Elk huis heeft een uniek nummer in het Poolse kadaster.
Dit document toont:
- Wie de officiële eigenaar is
- Of er hypotheken, beslagen of andere lasten op rusten
- Wat het juridisch gebruiksdoel is (woning, landbouw, recreatie)
- De kadastrale ligging en perceelgegevens
Je kunt dit register online inkijken via ekw.ms.gov.pl. Vraag altijd het meest recente uittreksel aan (odpis aktualny).
🏗 3. Bouwvergunningen en gebruiksgoedkeuring
Bij woningen die gebouwd of verbouwd zijn na 1995, moet de verkoper kunnen aantonen dat:
- De woning wettelijk gebouwd is (pozwolenie na budowę)
- De woning na oplevering een gebruiksvergunning kreeg (pozwolenie na użytkowanie)
Vooral bij aanbouwen of bijgebouwen is dit essentieel. Gebrek aan deze documenten kan duiden op illegale bouw, met risico op boetes of sloop.
🧾 4. Kadastrale kaart – Mapa ewidencyjna
Dit is de officiële kaart van het perceel, met grenzen, bebouwing en aansluitingen. Hiermee controleer je:
- Of het perceel klopt met wat je ter plekke ziet
- Of er geen gebouwen op buurmans grond staan
- Waar openbare wegen, leidingen of nutsvoorzieningen lopen
🏡 5. Energiedocumentatie – Świadectwo charakterystyki energetycznej
Sinds 2023 is bij de verkoop van een woning in Polen een energieprestatiecertificaat verplicht. Hierin staat:
- Hoe energiezuinig het huis is
- Wat het gas- en elektriciteitsverbruik is bij normaal gebruik
- Mogelijkheden voor verduurzaming
Zonder dit certificaat mag de notaris de akte niet opmaken. Het document wordt opgesteld door een gecertificeerd adviseur.
💡 6. Nuts- en aansluitgegevens
Niet verplicht, maar wél verstandig:
- Facturen of contracten van gas, water, elektriciteit, internet
- Bewijs van aansluiting op de riolering
- Schema’s van de meterkast of leidingnet (indien beschikbaar)
Zeker op het platteland zijn aansluitingen soms improvisaties — een waterput, een septic tank of een oud elektriciteitsnet.
🧾 7. Verklaring erfgenamen of mede-eigendom
Als de woning het eigendom is van meerdere personen (bijv. familieleden), of onderdeel was van een erfenis, moet worden aangetoond dat:
- Alle mede-eigenaars akkoord zijn met de verkoop
- De erfenis juridisch is afgerond (via rechtbank of notaris)
Vraag hiernaar bij woningen in dorpen of in regio’s zoals Podlaskie, waar eigendom vaak versnipperd is.
🧮 8. Fiscale documenten (optioneel)
Bij woningen die minder dan vijf jaar in bezit zijn, kan er sprake zijn van verkoopbelasting (PIT-39). De verkoper moet aantonen dat hij deze belastingplicht begrijpt of reeds heeft voldaan.
Let op: dit raakt jou niet direct, maar kan het verkoopproces vertragen als dit niet goed is geregeld.
📋 Checklist: alle documenten op een rij
| Document | Verplicht? | Waar te verkrijgen |
|---|---|---|
| Voorlopig koopcontract (umowa przedwstępna) | Nee | Notaris of advocaat |
| Notariële koopakte (umowa sprzedaży) | Ja | Notaris |
| Eigendomsbewijs (księga wieczysta) | Ja | Online of bij rechtbank |
| Bouw- en gebruiksvergunning | Ja (indien bouw na 1995) | Gemeente |
| Kadastrale kaart | Ja | Kadaster of gemeente |
| Energiecertificaat | Ja (vanaf 2023) | Gecertificeerd adviseur |
| Nutsvoorzieningen | Nee, maar aanbevolen | Verkoper of leveranciers |
| Erfrechtverklaring / mede-eigendom | Ja (indien van toepassing) | Notaris of rechtbank |
✅ Conclusie: koop met een helder hoofd én warm hart
Een huis kopen in Polen is een avontuur, maar geen impulsieve roadtrip. Zonder de juiste documenten kun je geen stap zetten — of loop je het risico dat je nieuwe thuis juridisch of technisch op drijfzand is gebouwd.
Neem de tijd. Laat je adviseren. En kies voor zekerheid. Want hoe idyllisch dat huis ook is, het wordt pas écht van jou als alles op papier klopt.
Links
Informatie over Kopen en Wonen in Polen
💬 Heb je een specifieke vraag over het kopen van een woning in het buitenland? De informatie op deze website is algemeen, maar jouw situatie is uniek. Stuur gerust een e-mail naar info@affidata.nl – ik help je graag verder!