Zorgeloos verkopen begint met een goede map vol papieren — en die moet in Polen nét iets dikker zijn dan je gewend bent.

Je woning in Gdańsk is klaar voor de markt, of je overweegt je vakantiehuis in Mazurië te verkopen. De koper is misschien al gevonden, maar voordat je naar de notaris (notariusz) kunt, is er één cruciale stap: de documentatie in orde maken.

In Polen wordt de verkoop van onroerend goed streng gereguleerd — en dat betekent dat je als verkoper verantwoordelijk bent voor het aanleveren van een compleet en correct dossier. In dit artikel lees je welke documenten je nodig hebt, waarom ze belangrijk zijn en hoe je ze verzamelt. Geen stress, gewoon goed voorbereid.


🏠 1. Eigendomsbewijs (Akt notarialny zakupu)

Dit is de notariële akte waarmee jij destijds de woning hebt gekocht. Het document bevat:

  • De gegevens van het pand
  • De naam van de eigenaar (jij dus)
  • De datum van overdracht en de juridische basis van de eigendom

Waarom nodig?
Zonder eigendomsakte kan geen verkoopakte worden opgemaakt. De notaris gebruikt dit document om je recht als eigenaar te controleren.

💡 Als je de akte kwijt bent, kun je een afschrift opvragen bij de notaris die destijds de overdracht regelde.


📘 2. Księga Wieczysta (kadastraal register)

Dit is het officiële eigendomsregister van Polen. Elk onroerend goed heeft een uniek KW-nummer.

Het register bevat:

  • Wie de juridische eigenaar is
  • Of er hypotheken of claims op het pand rusten
  • Of er beperkingen zijn (bijv. recht van overpad)

Hoe verkrijgen?
Via het online kadasterportaal: ekw.ms.gov.pl met het juiste registratienummer (numer KW). Een gewaarmerkte versie kan worden opgevraagd via de rechtbank.


🧾 3. Energieprestatiecertificaat (Świadectwo charakterystyki energetycznej)

Sinds 2023 is het verplicht om bij verkoop een geldig energiecertificaat te overhandigen. Dit document geeft informatie over:

  • Energieverbruik
  • Isolatie
  • Verwarmingssysteem
  • Milieu-impact van de woning

Let op: Heb je dit nog niet? Laat het opstellen door een erkend specialist. De kosten liggen rond de 400–800 PLN.


🏗️ 4. Bouwvergunning of gebruikersverklaring (Pozwolenie na budowę / decyzja o pozwoleniu na użytkowanie)

Bij nieuwbouwwoningen of woningen die zijn uitgebreid is dit verplicht. Je hebt een:

  • Bouwvergunning nodig voor de oorspronkelijke bouw of latere uitbreidingen
  • Gebruikersverklaring (bijv. na oplevering renovatie) als bewijs dat de woning officieel bewoonbaar is

💡 Zeker bij landelijke woningen is dit vaak een heikel punt — laat controleren of alles correct geregistreerd is.


📝 5. Plattegronden en technische tekeningen

Hoewel niet wettelijk verplicht, worden deze sterk aanbevolen. Potentiële kopers willen:

  • Inzicht in de indeling
  • Maten van kamers
  • Oriëntatie op perceel

Bij appartementen in flatgebouwen zijn deze tekeningen vaak op te vragen bij de VvE (Wspólnota mieszkaniowa) of bij het stadsarchief.


🧮 6. Bewijs van onbetaalde lasten (Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami)

Dit is een verklaring van:

  • De gemeente (voor onroerendgoedbelasting en afvalstoffenheffing)
  • De Vereniging van Eigenaren (voor maandelijkse bijdragen)
  • Nutsbedrijven (voor elektriciteit, gas, water)

Doel: Aantonen dat er géén openstaande schulden of betalingsachterstanden zijn die op de woning drukken.


📑 7. Verklaring van het kadaster (Wypis i wyrys z rejestru gruntów)

Dit document bevestigt:

  • De exacte locatie en grenzen van het perceel
  • De oppervlakte
  • Het gebruiksdoel (bijv. woonbestemming, agrarisch)

Aan te vragen bij het lokale gemeentekantoor of via het Geoportal.


🧰 8. Renovatiebewijzen en garantiedocumenten

Zeker als je recent:

  • Een nieuwe keuken hebt geplaatst
  • De badkamer hebt vernieuwd
  • Of zonnepanelen hebt laten installeren

… dan zijn facturen, garantiecertificaten en technische keuringen belangrijk bewijsstukken. Ze verhogen het vertrouwen van kopers én rechtvaardigen je vraagprijs.


📜 9. Volmachten of erfrechtpapieren (indien van toepassing)

Als je:

  • Vertegenwoordiger bent van een familielid
  • Mede-eigenaar bent met meerdere partijen
  • Een woning verkoopt via een erfenis of nalatenschap

… moet je over volmachten of erfrechtelijke documenten beschikken, inclusief beëdigde vertalingen als die buiten Polen zijn opgemaakt.


🌐 10. Advertentie-informatie (optioneel, maar nuttig)

Voor makelaars of directe kopers is het handig als je ook paraat hebt:

  • Woonoppervlakte (nuttig vs. totaal)
  • Bouwjaar
  • Type verwarming
  • Kosten voor nutsvoorzieningen
  • VvE-bijdrage
  • Vraagprijs (met ruimte voor onderhandeling)

💡 Hoe transparanter je bent, hoe sneller en soepeler de verkoop verloopt.


✅ Conclusie: een dikke map geeft rust — en vertrouwen

Het verkopen van je woning in Polen vraagt wat voorbereiding, zeker als je buitenlander bent of het zonder makelaar doet. Maar een complete set documenten geeft vertrouwen aan koper, notaris én jouzelf.

Wie zijn papieren op orde heeft, verkoopt sneller, zonder verrassingen en met minder juridische risico’s.


Links

Informatie over Kopen en Wonen in Polen

💬 Heb je een specifieke vraag over het kopen van een woning in het buitenland? De informatie op deze website is algemeen, maar jouw situatie is uniek. Stuur gerust een e-mail naar info@affidata.nl – ik help je graag verder!