Affidata.nl

    Werken als zelfstandige in Polen: wat zijn de regels?

    Van KvK-registratie tot belastingvoordelen – zo start je als freelancer of ondernemer in Polen.

    Of je nu als digital nomad vanuit Wrocław werkt, een kleine onderneming opzet in Gdańsk of als zzp’er diensten levert vanuit je woning in de heuvels rond Krakau: werken als zelfstandige in Polen is verrassend toegankelijk.

    De regels zijn overzichtelijk, de kosten relatief laag en er zijn aantrekkelijke belastingopties voor kleine ondernemers. In dit artikel lees je alles over inschrijving, belastingen, premies en administratie als je in Polen een eigen bedrijf begint.

    🏢 1. Juridische vormen voor zelfstandigen

    Als je alleen werkt zonder personeel, start je in Polen doorgaans een jednoosobowa działalność gospodarcza — letterlijk: eenmansbedrijf.

    Voordelen:

    • Eenvoudig op te richten
    • Lage opstartkosten
    • Je mag factureren, personeel inhuren, exporteren
    • Je kunt btw-plichtig zijn, maar het is niet verplicht

    Alternatieven:

    • Spółka z o.o. (besloten vennootschap, vergelijkbaar met een BV) – meer complex, hogere kosten, aparte rechtspersoon
    • Freelancen zonder registratie is in Polen in principe niet toegestaan bij structurele activiteit

    📝 2. Hoe schrijf je je in als zelfstandige?

    De registratie verloopt via het online portaal CEIDG (Centraal Register voor Ondernemers).

    Wat heb je nodig?

    • PESEL-nummer (persoonlijk identificatienummer)
    • Adres in Polen
    • Pools bankrekeningnummer
    • Identiteitsbewijs
    • Eventueel verblijfsdocument (bij niet-Poolse EU-burgers volstaat paspoort)

    💡 De registratie is gratis en kan vaak in één dag worden afgerond.

    Na registratie ontvang je automatisch:

    • NIP-nummer (belastingnummer)
    • REGON-nummer (statistisch bedrijfsnummer)

    💶 3. Belastingopties voor zelfstandigen

    Als zelfstandige in Polen kies je zelf hoe je wordt belast:

    A. Progressieve inkomstenbelasting (PIT)

    • 12% tot 120.000 PLN per jaar
    • 32% daarboven
    • Kosten aftrekbaar (zoals huur, materiaal, software)

    B. Vlak belastingtarief (liniówka)

    • 19% over de winst, ongeacht hoogte
    • Geen progressie, wel minder aftrekposten

    C. Forfaitair belastingregime (ryczałt)

    • Percentage over omzet i.p.v. winst
    • Tarieven variëren per sector:
      • 8,5% (diensten)
      • 12% (advies)
      • 15% (vrije beroepen)
    • Geen aftrekbare kosten
    • Zeer eenvoudig qua administratie

    💡 Kiezen voor het forfaitair regime is voordelig bij lage kosten en beperkte boekhouding.

    📊 4. Btw (VAT): verplicht of optioneel?

    Je bent btw-plichtig (VAT-owiec) als je:

    • Meer dan 200.000 PLN omzet per jaar draait
    • Werkt met buitenlandse bedrijven binnen de EU
    • Zakendoet in bepaalde sectoren (advies, ICT, e-commerce)

    Je ontvangt dan een EU-btw-nummer (VAT UE) en moet maandelijks of per kwartaal btw-aangifte doen.

    Let op: de standaard Poolse btw is 23%, maar er zijn ook lagere tarieven (8%, 5%) voor bepaalde goederen of diensten.

    🧾 5. Factureren en administratie

    In Polen moet je facturen uitreiken met vermelding van:

    • Je naam, adres, NIP
    • Klantgegevens
    • Datum van levering en factuurdatum
    • Beschrijving dienst
    • Prijs, btw-percentage, totaalbedrag

    Boekhouding kun je uitbesteden aan een ksiegowa (boekhouder), vaak vanaf 200–400 PLN/maand.

    💡 Ryczałt-ondernemers mogen vaak een vereenvoudigde boekhouding hanteren.

    👥 6. Sociale premies: ZUS

    Als zelfstandige ben je verplicht aangesloten bij ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych). Je betaalt:

    • Pensioenpremie
    • Arbeidsongeschiktheidspremie
    • Zorgverzekering (NFZ)
    • Eventueel ziekteverzekering (optioneel)

    Kosten (2025):

    PeriodeBedrag per maand (gemiddeld)
    Starters (eerste 6 mnd: “ulga na start”)± 400 PLN
    Eerste 24 maanden (“preferencyjna składka”)± 800–1.000 PLN
    Standaardpremie (na 30 maanden)± 1.500–1.800 PLN

    💡 Je betaalt dit zelfs als je (nog) geen winst maakt.

    🧑‍⚖️ 7. Welke rechten heb je als zzp’er?

    Als zelfstandige ben je geen werknemer en heb je dus:

    • Geen recht op doorbetaling bij ziekte (tenzij vrijwillige ziektepremie via ZUS)
    • Geen ontslagbescherming of vast salaris
    • Wel: toegang tot zorg via NFZ, pensioenopbouw via ZUS
    • Volledig eigen verantwoordelijkheid voor boekhouding, belastingen en facturatie

    🌍 8. Werken voor buitenlandse opdrachtgevers

    Werk je als Nederlander vanuit Polen voor klanten in Nederland of andere EU-landen?

    • Je factureert met 0% btw (intracommunautair), mits je een EU-VAT-nummer hebt
    • Je draagt belasting af in Polen, waar je fiscaal woonachtig bent
    • Controleer of je in Nederland geen aanvullende aangifteplicht hebt (bijv. bij AOW of vastgoed)

    💡 Het belastingverdrag tussen Polen en Nederland voorkomt dubbele belasting.

    ✅ Conclusie: Polen is aantrekkelijk voor zelfstandigen

    Werken als zzp’er in Polen is eenvoudig op te zetten en goed te beheren — zeker met hulp van een boekhouder. De combinatie van lage lasten, flexibele belastingregimes en toegang tot Europese markten maakt het land aantrekkelijk voor zelfstandig werkende EU-burgers.

    Met een PESEL, een beetje Pools en een goed businessplan bouw je in Polen zonder veel rompslomp een eigen praktijk op — en werk je lokaal of internationaal op jouw voorwaarden.

    Links

    Informatie over Kopen en Wonen in Polen

    💬 Heb je een specifieke vraag over het kopen van een woning in het buitenland? De informatie op deze website is algemeen, maar jouw situatie is uniek. Stuur gerust een e-mail naar info@affidata.nl – ik help je graag verder!

    Jos Deuling